Rechnungen

Buchhaltung ‣ Rechnungen

Die Rechnung

Die Rechnungsnummer

Die Definition der Rechnungsnummer wird vom Administrator auf Rechnungstypebene definiert. Dadurch kann für jeden Rechnungstyp ein eigener Nummerkreis (z.B. Start: 10001) und Vorzeichen (z.B. RE) definiert werden. Zudem ist es möglich für mehrere Rechnungstypen den gleichen Nummernkreis zu verwenden.

Beispiel

Verwendung eines Nummernkreises (Start: 10001) für mehrere Rechnungstypen:

Verkaufsrechnung RE10001 (Vorzeichen „RE“)

Gutschrift GU10002 (Vorzeichen „GU“)

Die Rechnungsnummern werden innerhalb der definierten Nummernkreise lückenlos vergeben.

Die Rechnungstypen

Die Rechnungstypen definieren den „Zweck“ einer Rechnung. Es gibt zwei Hauptrechnungstypen

  • die Verkaufsrechnung (Eingang) und

  • die Einkaufsrechnung (Ausgang).

Diese erste Unterteilung bestimmt die Richtung des Zahlungsverkehrs - Zahlungseingang oder Zahlungsausgang. Weiter Rechnungstypen sind den beiden Hauptrechnungstypen untergeordnet und dienen zur genaueren Unterscheidung. Die folgende Tabelle beschreibt die verfügbaren Rechnungstypen und deren Zuordnung zum Hauptrechnungstyp.

Rechnungtyp

Beispiel

Hauptrechnungstyp

Verkaufsrechnung

Ein Kunde kauft Ware die in Rechnung gestellt wird. Es wird ein Zahlungseingang erwartet.

Verkaufsrechnung

Einkaufsrechnung

Es wurde Ware bei einem Lieferanten eingekauft. Es wird eine Ausgangszahlung erwartet.

Einkaufsrechnung

Einkauf Rückgabe

Die beim Lieferanten eingekaufte Ware wird zurückgeschickt. Es wird ein Zahlungseingang erwartet.

Verkaufsrechnung

Kundenrückgabe

Ein Kunde schickt gekaufte Ware zurück. Es wird eine Ausgangszahlung erwartet.

Einkaufsrechnung

Zu tun

Rechnungstypen: Kommission, Zinsen, Gehalt, Vorlage Einkaufsrechnung, Vorlage Verkaufsrechnung, Rechnungsvorlage

Beispiel

Verkaufsrechnung Ein Kunde kauft im Webshop Produkte um €100,-. Daraus ergibt sich ein Kundenauftrag im Wert von €100,-. Dieser wird dem Kunden anhand einer Verkaufsrechnung in Rechnung gestellt. Es folgt eine Zahlung vom Kunden.

Einkaufsrechnung Die Ware, die der Kunde gekauft hat ist schadhaft. Daher schickt er diese zurück und da kein Ersatz verfügbar ist, muss eine Gutschrift erstellt werden. Dafür wird eine Rechnung des Typs „Kundenrückgabe“ erstellt. Es folgt eine Zahlung an den Kunden.

Die Kopfzeile

Die Kopfzeile definiert Attribute die für alle Rechnungspositionen gültig sind. Ein Beispiel wäre die Rechnungsnummer - diese ist für alle Rechnungspositionen der Rechnung gleich.

Die folgenden Attribute sind in der Kopfzeile verfügbar.

Name

Beschreibung

Beispiel

Rechnungsdatum

Datum an dem die Rechnung erstellt wurde.

01.01.2018 00:00:00

Fälligkeit

Datum an dem die Rechnung fällig ist. Ist das Datum überschritten, wird die Rechnung in der Liste der fälligen Rechnungen angezeigt.

14.01.2018 00:00:00

Rechnungsart

Die Rechnungsart wird beim Erstellen der Rechnung ausgewählt und kann im Nachhinein nicht geändert werden. Details siehe Die Rechnungstypen

Verkaufsrechnung, Einkaufsrechnung …

Status

Zeigt den aktuellen Fortschritt der Rechnungsbearbeitung an. Details siehe Der Status

Genehmigt

Beschreibung

Ein freies Textfeld zur Beschreibung der Rechnung.

Das ist die Beschreibung.

Akteur ID von

Aussteller der Rechnung

meineFirma

Akteur ID zu

Empfänger der Rechnung

meinKunde

Rolle Type Id

Rechnungskonto ID

Ordnet die Rechnung einem Rechnungskonto zu. Details siehe Rechnungskonto

RK10001

Währung

Währung der Rechnung

EUR

Rechnungsnachricht

Ein freies Textfeld für eine Nachricht zur Rechnung

Das ist eine Nachricht.

Wiederholung Info ID

Soll die Rechnung mit dem Service zur Wiederholung verwendet werden, wird diese Nummer beim Serviceeintrag verwendet.

400

Reference Number

In diesem Feld kann eine Referenznummer zur Rechnung eingetragen werden, wie z.B. die Kundenauftragsnummern.

10001

Zu tun

Definition Rechnungskopf Rolle Type ID

Die Positionen

Die Rechnungspositionen definieren die Attribute der einzelnen Positionen auf einer Rechnung.

Name

Beschreibung

Beispiel

Rechnungspostion Typ

Definiert die Art des Produkts für die Verarbeitung in der Buchhaltung. Details siehe Die Rechnungspositionstypen

Service

Beschreibung

Ein freies Textfeld zur Beschreibung der Rechnungsposition.

Dienstleistung.

Übersteuere Hauptbuchkonto Id

Ist der Rechnungspositions Typ im Hauptbuch konfiguriert, kann diese Einstellung hier übersteuert werden. Wird die Rechnungsposition verbucht, prüft das System ob hier eine Einstellung vorgenommen wurde, ansonsten wird der Standard verwendet.

3000

Bestandsposition ID

Ist das Produkt im Bestand, kann hier die Bestandsposition ID eingetragen werden. Dies ist unter anderem sinnvoll, wenn es sich um ein Produkt mit Seriennummer handelt.

i10001

Produkt ID

Ist für die Rechnungsposition ein Produkt im Katalog vorhanden, kann diese eingetragen werden.

p10001

Produktmerkmal ID

Gibt es ein Produkt mit unterschiedlichen Merkmalen, kann dieses hier hinterlegt werden.

Gelb

Menge

Die Menge des Produkts in der Rechnungsposition

10

Einheit

Dient zur Definition der Menge

Stück

Stückpreis

Der Preis des Produkts in der Menge 1.

99,90

versteuerbar

Y

Zu tun

Rechnungspositionen: versteuerbar definieren

Die Rechnungspositionstypen

Damit die Rechnungspositionen korrekt verbucht werden können, ist eine Zuweisung von Rechnungspositionstypen notwendig.

Beispiel

Zur leichtern Identifizierung in der Buchhaltung sollen Dienstleistungen am Erlöskonte 4010 verbucht werden, Digitale Produkte auf 4011. Dazu werden die Rechnungspositionstypen in den Hauptbucheinstellungen den entsprechenden Konten zugewiesen.

Rechnungsposition Typ

Beschreibung

Hauptrechnungstyp

Beispiel

Artikel

Klassisches Produkt mit physischem Versand.

Verkaufsrechnung

T-Shirt in Größe XL

Digitales Produkt

Hierbei handelt es sich um ein digitales Produkt, welches über einen Download oder E-Mailversand bezogen wird.

Verkaufsrechnung

MP3 Download

Artikel/Digitales Produkt

Hierbei handelt es sich um ein digitales Produkt, welches auf einem Datenträger versendet wird.

Verkaufsrechnung

Aktivierungscode auf USB Stick

Produkterweiterung

Eine Erweiterung zu einem Produkt.

Verkaufsrechnung

Upgrade 3.0

Dienstleistung

Ein Dienstleistungsprodukt wie der Name sagt.

Verkaufsrechnung

Beratungstätigkeit

Sonderanpassung

Ein Sonderanpassung wie der Name sagt

Verkaufsrechnung

-5% Sonderrabatt lt. Absprache

Positionsrabatt

Rabatt auf Positionsebene

Verkaufsrechnung

Winterrabatt -5% auf einen Artikel

Rechnungsposten Gebühr

Ein Gebühr wie der Name sagt.

Verkaufsrechnung

Bearbeitungsgebühr

Rechnungsposten zusätzliche Gebühren

Ein zusätzliche Gebühr wie der Name sagt.

Verkaufsrechnung

Zollgebühren

Rechnungsposten Aktion

Ein Aktion wie der Name sagt.

Verkaufsrechnung

-5% Aktion

Rechnungsposten Ersatzartikel

Ein Ersatzartikel wie der Name sagt.

Verkaufsrechnung

Ersatzartikel 23

Rechnungsposten MwSt.

MwSt. wie der Name sagt.

Verkaufsrechnung

20% MwSt.

Rechnungsposten Versandkosten

Versandkosten wie der Name sagt.

Verkaufsrechnung

10 Euro Versand

Rechnungsposten Zuschlag

Zuschlag wie der Name sagt.

Verkaufsrechnung

Zuschlag aufgrund von Übergewicht.

Rechnungsposten Garantie

Garantie wie der Name sagt.

Verkaufsrechnung

Zusatzgarantie 2 Jahre.

Hilfs- und Betriebsstoffe

Hilfs- und Betriebsstoffe für den laufenden Betrieb

Einkaufsrechnung

Schmieröl

Rechnungskorrektur

Korrektur der Rechnung

Einkaufsrechnung

50 Euro Rechnungskorrektur von Rechnung x

Korrekturbuchung

Korrektur einer Rechnungsposition

Einkaufsrechnung

5 Euro Korrektur von Produkt x auf Rechnung y

Promotion

Promotion wie der Name sagt.

Einkaufsrechnung

10% ab Einkaufswert > 100€

Rechnungsposten Promotion

Einkaufsrechnung

Ware

Waren für die Fertigung

Einkaufsrechnung

Akkus zum Verbauen

Anlagegut

Für dein Einkauf von Anlagen

Einkaufsrechnung

Fertigungsroboter

Fertigprodukt

Für den Einkauf von Fertigprodukten

Einkaufsrechnung

Notebook

Rohmaterial

Für den Einkauf von Rohmaterial

Einkaufsrechnung

2 kg Eisen

Der Status

Mit dem Status der Rechnung wird der aktuelle Bearbeitungsstand festgelegt. Dies hat Auswirkung auf die Bearbeitungsmöglichkeiten der Rechnung.

Hinweis

Wird eine Rechnung vom initialen Status „in Arbeit“ auf „Genehmigt“ gesetzt, wird die Möglichkeit zur Bearbeitung deaktiviert.

Erst ab dem Status „Genehmigt“ wird die Rechnung in der Debitorenliste angezeigt.

Statusname

Beschreibung

Mögliche Statusänderung

In Arbeit

Rechnung ist voll bearbeitbar.

Genehmigt, Gesendet, Erledigt, Annuliert

Gesendet

Rechnung ist nicht mehr bearbeitbar und wurde versendet - kann aber zurückgestellt werden.

Genehmigt, Erledigt, Annuliert, In Bearbeitung

Genehmigt

Die Rechnung ist inhaltlich genehmigt und ist nicht mehr bearbeitbar. Dieser Status ist optional. Damit die Rechnung nach Zahlungseingang automatisch abgeschlossen werden kann, muss diese im Status ‚erledigt‘ stehen.

Gesendet, Erledigt,Annuliert

Erledigt

In diesem Status werden nur noch die Zahlungen erwartet. Die Buchungen zur Rechnung wurden erstellt. Sind diese vollständig zugewiesen und im Status ‚erhalten‘, wird die Rechnung automatisch in den Status ‚Bezahlt‘ gesetzt und ist somit abgeschlossen..

Bezahlt, Abgeschrieben, Annuliert

Annuliert

Die Rechnung wird annuliert, Zuweisungen zu Zahlungen werden entfernt und die Rechnung wird abgeschlossen. Bestehende Buchungen werden rückgebucht - auf 0 gestellt.

Abgeschrieben

Die Rechnung ist nicht komplett bezahlt, der Restbetrag wird abgeschlossen und die Rechnung ist abgeschlossen. Eventuelle Forderungen bzw. geleistete Aufwände bleiben in der Buchhaltung stehen.

Bezahlt

Die Rechnung ist bezahlt und abgeschlossen.

Die Rollen

Dieses Kapitel beschreibt nur die für den WeRP-Standard wichtisten Rollen. Weitere Rollen können für projektspezifische Anforderungen einer Rechnung zugewiesen werden. Mithilfe der Rollen können Akteuren unterschiedliche Funktionen bei der Rechnung zugeteilt werden.

Beispiel

Ein Firmenkunde aus Abteilung A bestellt Ware für Abteilung B. Die Ware wird an Abteilung B gesendet. Die Rechnung geht an die Buchhaltung - Abteilung C.

Rolle

Beschreibung

Rechnung an Kunde

Akteur an den die Rechnung ausgestellt ist.

Endnutzer Kunde

Akteur für den die Bestellung gemacht wurde.

Bestellender Kunde

Der Akteur, der die Bestellung gemacht hat.

Lieferung an Kunde

Die Ware wird an den Akteur dieser Rolle versendet.

Rechnung vom Verkäufer

Der Akteur, der die Rechnung ausstellt.

Rechnung suchen

Buchhaltung ‣ Rechnungen

Über die Rechnungssuche können die vorhandenen Rechnungen anhand unterschiedlicher Suchkriterien direkt gesucht oder gefiltert werden. Die folgende Tabelle beschreibt die vorhandenen Suchkritierien.

Rechnungen suchen

Rechnungs-Nr.

Die Rechnungsnummer ist die im System für eine Rechnung eindeutig vergebene Idendifikationsnummer.

Beschreibung

Komplett oder Teilbegriff der Rechnungsbechreibung

Rechnungs-Art

Siehe Die Rechnungstypen

Status

Siehe Der Status

Akteur ID von

Suche nach Rechnungen des ausstellenden Akteurs

Akteur ID zu

Suche nach Rechnungen die an diesen Akteurs ausgestellt wurden.

Rechnungskonto ID

Rechnungen die dem Rechnungskonto zugewiesen sind.

Rechnungs-Datum

Suche nach Rechnungen die an einem bestimmten Datum, nach einem Datum, vor einem Datum oder zwischen zwei Datum ausgestellt wurden.

Reference Number

Suche nach der in der Rechnung hinterlegten Referenznummer

Rechnung erstellen

Buchhaltung ‣ Rechnungen

Es gibt zwei Möglichkeiten Rechnungen zu erstellen:

  • Über einen Auftrag erstellen - dies könnte eine Webshop-Bestellung sein oder ein Auftrag der über die Auftragserfassung erstellt wird.

  • Rechnung direkt erstellen - über die Rechnungserstellung.

Die folgende Prozessablauf beschreibt eine mögliche Schrittfolge beginnend mit der Erstellung der Rechnung bis zum erfolgreichem Abschluss.

  1. Buchhaltung ‣ Rechnungen neue Rechnung erstellen

  2. Auswahl des Rechnungstypen (Details siehe Die Rechnungstypen)

  3. Auswahl des ausstellenden Akteurs (ist vorausgefüllt mit der Standardorganisation)

  4. Auswahl des Akteurs an den die Rechnung ausgestellt wird

  5. Rechnung anlegen via anlegen - Die Rechnungsnummer wird automatisch anhand der Konfiguration erstellt. (Details siehe Die Rechnungsnummer)

  6. Ausfüllen der Kopfzeile (Details siehe Die Kopfzeile)

  7. Hinzufügen der Rechnungspositionen (Details siehe Die Positionen)

Weitere Attribute wie Rollen, Bedingungen, Zeiteinträge oder Zuweisungen sind optional. Details dazu sind in den jeweiligen Kapiteln zu finden.

  1. Nun kann der Status auf ‚genehmigt‘ gesetzt werden via Status auf ‚Genehmigt‘ oder auf Status auf ‚Erledigt‘

Damit die Rechnung erfolgreich abgeschlossen werden kann, muss der entsprechende Betrag über eine oder mehrere Zahlungen der Rechnung zugewiesen werden.

  1. Ist der offene Betrag beglichen kann die Rechnung abgeschlossen werden Status auf ‚Bezahlt‘ - wurde der Status davor auf „Erledigt“ gesetzt, wird die Rechnung automatisch auf „Bezahlt“ gesetzt.

Rechnungswiederholung

Die Rechnungswiederholung müssen zwei Dinge vorbereitet werden:

  1. Ein Rechnungstemplate mit den Rechnungsdaten zum Wiederholen

  2. Ein Job mit der gewünschten Wiederholunsrate

Bemerkung

Um einen Wiederholungsdienst (Job) zu erstellen, sind Administratorenberechtigungen notwendig.

Beispiel

Ein Kunde mietet eine Maschine und zahlt dafür montlich € 100€,– Dafür wird monatlich eine Rechnung ausgestellt. Zur Vereinfachung wird die Rechnung automatisiert vom System erstellt.

Für die automatische Rechnungswiederholung wird bei den Diensten ein automatischer Job (‚autoGenerateInvoiceFromExistingInvoice‘) mit der benötigen Wiederholungsrate erstellt.

Beispiel

Eine am 01.05.2018 erstellte Rechnung soll jährlich wiederholt werden. Bei dem Rechnungstemplate wird die ‚Wiederholung Info ID‘ des Jobs eingetragen. Der Job prüft zum gegebenen Zeitpunkt (z.B. am 01.05.2019) welche Rechnung die entsprechende WiederholungsId hinterlegt hat und erstellt eine Rechnungskopie.

Um ein Template für eine Rechnungswiederholung zu erstellen gibt es 2 Möglichkeiten:

  1. Man erstellt ein Rechnungstemplate über Rechnung erstellen mit den Rechnungdaten.

  2. Man erstelle ein Rechnungstemplate aus einer bestehenden Rechnung über „Die Kopfzeile“ –> Rechnungs als Vorlage speichern

Im Rechnungstemplate trägt man unter Die Kopfzeile die ‚Wiederholung Info ID‘ ein. Sobald der automatische Job das Wiederholungsdatum erreicht hat, erstellt dieser eine neue Rechnung.