Rechnungen¶
Die Rechnung¶
Die Rechnungsnummer¶
Die Definition der Rechnungsnummer wird vom Administrator auf Rechnungstypebene definiert. Dadurch kann für jeden Rechnungstyp ein eigener Nummerkreis (z.B. Start: 10001) und Vorzeichen (z.B. RE) definiert werden. Zudem ist es möglich für mehrere Rechnungstypen den gleichen Nummernkreis zu verwenden.
Beispiel
Verwendung eines Nummernkreises (Start: 10001) für mehrere Rechnungstypen:
Verkaufsrechnung RE10001 (Vorzeichen „RE“)
Gutschrift GU10002 (Vorzeichen „GU“)
Die Rechnungsnummern werden innerhalb der definierten Nummernkreise lückenlos vergeben.
Die Rechnungstypen¶
Die Rechnungstypen definieren den „Zweck“ einer Rechnung. Es gibt zwei Hauptrechnungstypen
die Verkaufsrechnung (Eingang) und
die Einkaufsrechnung (Ausgang).
Diese erste Unterteilung bestimmt die Richtung des Zahlungsverkehrs - Zahlungseingang oder Zahlungsausgang. Weiter Rechnungstypen sind den beiden Hauptrechnungstypen untergeordnet und dienen zur genaueren Unterscheidung. Die folgende Tabelle beschreibt die verfügbaren Rechnungstypen und deren Zuordnung zum Hauptrechnungstyp.
Rechnungtyp |
Beispiel |
Hauptrechnungstyp |
|---|---|---|
Verkaufsrechnung |
Ein Kunde kauft Ware die in Rechnung gestellt wird. Es wird ein Zahlungseingang erwartet. |
Verkaufsrechnung |
Einkaufsrechnung |
Es wurde Ware bei einem Lieferanten eingekauft. Es wird eine Ausgangszahlung erwartet. |
Einkaufsrechnung |
Einkauf Rückgabe |
Die beim Lieferanten eingekaufte Ware wird zurückgeschickt. Es wird ein Zahlungseingang erwartet. |
Verkaufsrechnung |
Kundenrückgabe |
Ein Kunde schickt gekaufte Ware zurück. Es wird eine Ausgangszahlung erwartet. |
Einkaufsrechnung |
Zu tun
Rechnungstypen: Kommission, Zinsen, Gehalt, Vorlage Einkaufsrechnung, Vorlage Verkaufsrechnung, Rechnungsvorlage
Beispiel
Verkaufsrechnung Ein Kunde kauft im Webshop Produkte um €100,-. Daraus ergibt sich ein Kundenauftrag im Wert von €100,-. Dieser wird dem Kunden anhand einer Verkaufsrechnung in Rechnung gestellt. Es folgt eine Zahlung vom Kunden.
Einkaufsrechnung Die Ware, die der Kunde gekauft hat ist schadhaft. Daher schickt er diese zurück und da kein Ersatz verfügbar ist, muss eine Gutschrift erstellt werden. Dafür wird eine Rechnung des Typs „Kundenrückgabe“ erstellt. Es folgt eine Zahlung an den Kunden.
Die Kopfzeile¶
Die Kopfzeile definiert Attribute die für alle Rechnungspositionen gültig sind. Ein Beispiel wäre die Rechnungsnummer - diese ist für alle Rechnungspositionen der Rechnung gleich.
Die folgenden Attribute sind in der Kopfzeile verfügbar.
Name |
Beschreibung |
Beispiel |
|---|---|---|
Rechnungsdatum |
Datum an dem die Rechnung erstellt wurde. |
01.01.2018 00:00:00 |
Fälligkeit |
Datum an dem die Rechnung fällig ist. Ist das Datum überschritten, wird die Rechnung in der Liste der fälligen Rechnungen angezeigt. |
14.01.2018 00:00:00 |
Rechnungsart |
Die Rechnungsart wird beim Erstellen der Rechnung ausgewählt und kann im Nachhinein nicht geändert werden. Details siehe Die Rechnungstypen |
Verkaufsrechnung, Einkaufsrechnung … |
Status |
Zeigt den aktuellen Fortschritt der Rechnungsbearbeitung an. Details siehe Der Status |
Genehmigt |
Beschreibung |
Ein freies Textfeld zur Beschreibung der Rechnung. |
Das ist die Beschreibung. |
Akteur ID von |
Aussteller der Rechnung |
meineFirma |
Akteur ID zu |
Empfänger der Rechnung |
meinKunde |
Rolle Type Id |
||
Rechnungskonto ID |
Ordnet die Rechnung einem Rechnungskonto zu. Details siehe Rechnungskonto |
RK10001 |
Währung |
Währung der Rechnung |
EUR |
Rechnungsnachricht |
Ein freies Textfeld für eine Nachricht zur Rechnung |
Das ist eine Nachricht. |
Wiederholung Info ID |
Soll die Rechnung mit dem Service zur Wiederholung verwendet werden, wird diese Nummer beim Serviceeintrag verwendet. |
400 |
Reference Number |
In diesem Feld kann eine Referenznummer zur Rechnung eingetragen werden, wie z.B. die Kundenauftragsnummern. |
10001 |
Zu tun
Definition Rechnungskopf Rolle Type ID
Die Positionen¶
Die Rechnungspositionen definieren die Attribute der einzelnen Positionen auf einer Rechnung.
Name |
Beschreibung |
Beispiel |
|---|---|---|
Rechnungspostion Typ |
Definiert die Art des Produkts für die Verarbeitung in der Buchhaltung. Details siehe Die Rechnungspositionstypen |
Service |
Beschreibung |
Ein freies Textfeld zur Beschreibung der Rechnungsposition. |
Dienstleistung. |
Übersteuere Hauptbuchkonto Id |
Ist der Rechnungspositions Typ im Hauptbuch konfiguriert, kann diese Einstellung hier übersteuert werden. Wird die Rechnungsposition verbucht, prüft das System ob hier eine Einstellung vorgenommen wurde, ansonsten wird der Standard verwendet. |
3000 |
Bestandsposition ID |
Ist das Produkt im Bestand, kann hier die Bestandsposition ID eingetragen werden. Dies ist unter anderem sinnvoll, wenn es sich um ein Produkt mit Seriennummer handelt. |
i10001 |
Produkt ID |
Ist für die Rechnungsposition ein Produkt im Katalog vorhanden, kann diese eingetragen werden. |
p10001 |
Produktmerkmal ID |
Gibt es ein Produkt mit unterschiedlichen Merkmalen, kann dieses hier hinterlegt werden. |
Gelb |
Menge |
Die Menge des Produkts in der Rechnungsposition |
10 |
Einheit |
Dient zur Definition der Menge |
Stück |
Stückpreis |
Der Preis des Produkts in der Menge 1. |
99,90 |
versteuerbar |
Y |
Zu tun
Rechnungspositionen: versteuerbar definieren
Die Rechnungspositionstypen¶
Damit die Rechnungspositionen korrekt verbucht werden können, ist eine Zuweisung von Rechnungspositionstypen notwendig.
Beispiel
Zur leichtern Identifizierung in der Buchhaltung sollen Dienstleistungen am Erlöskonte 4010 verbucht werden, Digitale Produkte auf 4011. Dazu werden die Rechnungspositionstypen in den Hauptbucheinstellungen den entsprechenden Konten zugewiesen.
Rechnungsposition Typ |
Beschreibung |
Hauptrechnungstyp |
Beispiel |
|---|---|---|---|
Artikel |
Klassisches Produkt mit physischem Versand. |
Verkaufsrechnung |
T-Shirt in Größe XL |
Digitales Produkt |
Hierbei handelt es sich um ein digitales Produkt, welches über einen Download oder E-Mailversand bezogen wird. |
Verkaufsrechnung |
MP3 Download |
Artikel/Digitales Produkt |
Hierbei handelt es sich um ein digitales Produkt, welches auf einem Datenträger versendet wird. |
Verkaufsrechnung |
Aktivierungscode auf USB Stick |
Produkterweiterung |
Eine Erweiterung zu einem Produkt. |
Verkaufsrechnung |
Upgrade 3.0 |
Dienstleistung |
Ein Dienstleistungsprodukt wie der Name sagt. |
Verkaufsrechnung |
Beratungstätigkeit |
Sonderanpassung |
Ein Sonderanpassung wie der Name sagt |
Verkaufsrechnung |
-5% Sonderrabatt lt. Absprache |
Positionsrabatt |
Rabatt auf Positionsebene |
Verkaufsrechnung |
Winterrabatt -5% auf einen Artikel |
Rechnungsposten Gebühr |
Ein Gebühr wie der Name sagt. |
Verkaufsrechnung |
Bearbeitungsgebühr |
Rechnungsposten zusätzliche Gebühren |
Ein zusätzliche Gebühr wie der Name sagt. |
Verkaufsrechnung |
Zollgebühren |
Rechnungsposten Aktion |
Ein Aktion wie der Name sagt. |
Verkaufsrechnung |
-5% Aktion |
Rechnungsposten Ersatzartikel |
Ein Ersatzartikel wie der Name sagt. |
Verkaufsrechnung |
Ersatzartikel 23 |
Rechnungsposten MwSt. |
MwSt. wie der Name sagt. |
Verkaufsrechnung |
20% MwSt. |
Rechnungsposten Versandkosten |
Versandkosten wie der Name sagt. |
Verkaufsrechnung |
10 Euro Versand |
Rechnungsposten Zuschlag |
Zuschlag wie der Name sagt. |
Verkaufsrechnung |
Zuschlag aufgrund von Übergewicht. |
Rechnungsposten Garantie |
Garantie wie der Name sagt. |
Verkaufsrechnung |
Zusatzgarantie 2 Jahre. |
Hilfs- und Betriebsstoffe |
Hilfs- und Betriebsstoffe für den laufenden Betrieb |
Einkaufsrechnung |
Schmieröl |
Rechnungskorrektur |
Korrektur der Rechnung |
Einkaufsrechnung |
50 Euro Rechnungskorrektur von Rechnung x |
Korrekturbuchung |
Korrektur einer Rechnungsposition |
Einkaufsrechnung |
5 Euro Korrektur von Produkt x auf Rechnung y |
Promotion |
Promotion wie der Name sagt. |
Einkaufsrechnung |
10% ab Einkaufswert > 100€ |
Rechnungsposten Promotion |
Einkaufsrechnung |
||
Ware |
Waren für die Fertigung |
Einkaufsrechnung |
Akkus zum Verbauen |
Anlagegut |
Für dein Einkauf von Anlagen |
Einkaufsrechnung |
Fertigungsroboter |
Fertigprodukt |
Für den Einkauf von Fertigprodukten |
Einkaufsrechnung |
Notebook |
Rohmaterial |
Für den Einkauf von Rohmaterial |
Einkaufsrechnung |
2 kg Eisen |
Der Status¶
Mit dem Status der Rechnung wird der aktuelle Bearbeitungsstand festgelegt. Dies hat Auswirkung auf die Bearbeitungsmöglichkeiten der Rechnung.
Hinweis
Wird eine Rechnung vom initialen Status „in Arbeit“ auf „Genehmigt“ gesetzt, wird die Möglichkeit zur Bearbeitung deaktiviert.
Erst ab dem Status „Genehmigt“ wird die Rechnung in der Debitorenliste angezeigt.
Statusname |
Beschreibung |
Mögliche Statusänderung |
|---|---|---|
In Arbeit |
Rechnung ist voll bearbeitbar. |
Genehmigt, Gesendet, Erledigt, Annuliert |
Gesendet |
Rechnung ist nicht mehr bearbeitbar und wurde versendet - kann aber zurückgestellt werden. |
Genehmigt, Erledigt, Annuliert, In Bearbeitung |
Genehmigt |
Die Rechnung ist inhaltlich genehmigt und ist nicht mehr bearbeitbar. Dieser Status ist optional. Damit die Rechnung nach Zahlungseingang automatisch abgeschlossen werden kann, muss diese im Status ‚erledigt‘ stehen. |
Gesendet, Erledigt,Annuliert |
Erledigt |
In diesem Status werden nur noch die Zahlungen erwartet. Die Buchungen zur Rechnung wurden erstellt. Sind diese vollständig zugewiesen und im Status ‚erhalten‘, wird die Rechnung automatisch in den Status ‚Bezahlt‘ gesetzt und ist somit abgeschlossen.. |
Bezahlt, Abgeschrieben, Annuliert |
Annuliert |
Die Rechnung wird annuliert, Zuweisungen zu Zahlungen werden entfernt und die Rechnung wird abgeschlossen. Bestehende Buchungen werden rückgebucht - auf 0 gestellt. |
|
Abgeschrieben |
Die Rechnung ist nicht komplett bezahlt, der Restbetrag wird abgeschlossen und die Rechnung ist abgeschlossen. Eventuelle Forderungen bzw. geleistete Aufwände bleiben in der Buchhaltung stehen. |
|
Bezahlt |
Die Rechnung ist bezahlt und abgeschlossen. |
Die Rollen¶
Dieses Kapitel beschreibt nur die für den WeRP-Standard wichtisten Rollen. Weitere Rollen können für projektspezifische Anforderungen einer Rechnung zugewiesen werden. Mithilfe der Rollen können Akteuren unterschiedliche Funktionen bei der Rechnung zugeteilt werden.
Beispiel
Ein Firmenkunde aus Abteilung A bestellt Ware für Abteilung B. Die Ware wird an Abteilung B gesendet. Die Rechnung geht an die Buchhaltung - Abteilung C.
Rolle |
Beschreibung |
|---|---|
Rechnung an Kunde |
Akteur an den die Rechnung ausgestellt ist. |
Endnutzer Kunde |
Akteur für den die Bestellung gemacht wurde. |
Bestellender Kunde |
Der Akteur, der die Bestellung gemacht hat. |
Lieferung an Kunde |
Die Ware wird an den Akteur dieser Rolle versendet. |
Rechnung vom Verkäufer |
Der Akteur, der die Rechnung ausstellt. |
Rechnung suchen¶
Über die Rechnungssuche können die vorhandenen Rechnungen anhand unterschiedlicher Suchkriterien direkt gesucht oder gefiltert werden. Die folgende Tabelle beschreibt die vorhandenen Suchkritierien.
Rechnungen suchen |
|
|---|---|
Rechnungs-Nr. |
Die Rechnungsnummer ist die im System für eine Rechnung eindeutig vergebene Idendifikationsnummer. |
Beschreibung |
Komplett oder Teilbegriff der Rechnungsbechreibung |
Rechnungs-Art |
Siehe Die Rechnungstypen |
Status |
Siehe Der Status |
Akteur ID von |
Suche nach Rechnungen des ausstellenden Akteurs |
Akteur ID zu |
Suche nach Rechnungen die an diesen Akteurs ausgestellt wurden. |
Rechnungskonto ID |
Rechnungen die dem Rechnungskonto zugewiesen sind. |
Rechnungs-Datum |
Suche nach Rechnungen die an einem bestimmten Datum, nach einem Datum, vor einem Datum oder zwischen zwei Datum ausgestellt wurden. |
Reference Number |
Suche nach der in der Rechnung hinterlegten Referenznummer |
Rechnung erstellen¶
Es gibt zwei Möglichkeiten Rechnungen zu erstellen:
Über einen Auftrag erstellen - dies könnte eine Webshop-Bestellung sein oder ein Auftrag der über die Auftragserfassung erstellt wird.
Rechnung direkt erstellen - über die Rechnungserstellung.
Die folgende Prozessablauf beschreibt eine mögliche Schrittfolge beginnend mit der Erstellung der Rechnung bis zum erfolgreichem Abschluss.
neue Rechnung erstellen
Auswahl des Rechnungstypen (Details siehe Die Rechnungstypen)
Auswahl des ausstellenden Akteurs (ist vorausgefüllt mit der Standardorganisation)
Auswahl des Akteurs an den die Rechnung ausgestellt wird
Rechnung anlegen via anlegen - Die Rechnungsnummer wird automatisch anhand der Konfiguration erstellt. (Details siehe Die Rechnungsnummer)
Ausfüllen der Kopfzeile (Details siehe Die Kopfzeile)
Hinzufügen der Rechnungspositionen (Details siehe Die Positionen)
Weitere Attribute wie Rollen, Bedingungen, Zeiteinträge oder Zuweisungen sind optional. Details dazu sind in den jeweiligen Kapiteln zu finden.
Nun kann der Status auf ‚genehmigt‘ gesetzt werden via Status auf ‚Genehmigt‘ oder auf Status auf ‚Erledigt‘
Damit die Rechnung erfolgreich abgeschlossen werden kann, muss der entsprechende Betrag über eine oder mehrere Zahlungen der Rechnung zugewiesen werden.
Ist der offene Betrag beglichen kann die Rechnung abgeschlossen werden Status auf ‚Bezahlt‘ - wurde der Status davor auf „Erledigt“ gesetzt, wird die Rechnung automatisch auf „Bezahlt“ gesetzt.
Rechnungswiederholung¶
Die Rechnungswiederholung müssen zwei Dinge vorbereitet werden:
Ein Rechnungstemplate mit den Rechnungsdaten zum Wiederholen
Ein Job mit der gewünschten Wiederholunsrate
Bemerkung
Um einen Wiederholungsdienst (Job) zu erstellen, sind Administratorenberechtigungen notwendig.
Beispiel
Ein Kunde mietet eine Maschine und zahlt dafür montlich € 100€,– Dafür wird monatlich eine Rechnung ausgestellt. Zur Vereinfachung wird die Rechnung automatisiert vom System erstellt.
Für die automatische Rechnungswiederholung wird bei den Diensten ein automatischer Job (‚autoGenerateInvoiceFromExistingInvoice‘) mit der benötigen Wiederholungsrate erstellt.
Beispiel
Eine am 01.05.2018 erstellte Rechnung soll jährlich wiederholt werden. Bei dem Rechnungstemplate wird die ‚Wiederholung Info ID‘ des Jobs eingetragen. Der Job prüft zum gegebenen Zeitpunkt (z.B. am 01.05.2019) welche Rechnung die entsprechende WiederholungsId hinterlegt hat und erstellt eine Rechnungskopie.
Um ein Template für eine Rechnungswiederholung zu erstellen gibt es 2 Möglichkeiten:
Man erstellt ein Rechnungstemplate über Rechnung erstellen mit den Rechnungdaten.
Man erstelle ein Rechnungstemplate aus einer bestehenden Rechnung über „Die Kopfzeile“ –> Rechnungs als Vorlage speichern
Im Rechnungstemplate trägt man unter Die Kopfzeile die ‚Wiederholung Info ID‘ ein. Sobald der automatische Job das Wiederholungsdatum erreicht hat, erstellt dieser eine neue Rechnung.